石家庄铁路职业技术学院

会计档案管理办法

石铁路院计财［2005］102号

第一章  总则

第一条  为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全、完整，保护学院的信息秘密， 根据财政部《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本办法。

    第二条  会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告等会计核算业务材料，是记录及反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

    (一)  会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证。

    (二)  会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。

    (三)  财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

    (四)  其他类：银行存款余额凋节表、银行对账单、其他应该保存的会计核算业务资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

    第三条  会计电算化档案是指存储有各种会计资料的磁盘、磁带、光盘等介质载体。学院除应当按规定打印出的纸质会计档案外，还应按财政部电算化规定，将计算机的各种处理数据进行备份存档。

第二章  会计档案管理

    第四条  学院应指定专人负责会计档案的管理工作。

    第五条  学院每年形成的会计档案按照归档要求整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

    第六条  会计档案整理立卷的工作程序：

    (一)  计算机打印的凭证、账簿、报表等归档；凭证附件等保证符合规定、手续合法；

    (二)  记账凭证编号应区别现金、银行、转账，有电算化软件自动生成、自动补号，不得手工调号生成；

    (三)  装订会计凭证(特别是记账凭证、会计报表)要注意质量，包边齐全、整齐、美观、不掉页、不倒置、不压字、便于翻阅。超过卷皮规格的大型原始凭凭证和汇总原始凭证等可折叠摆放；与卷皮规格相等的中型原始凭证压摞摆放；小型原始凭应仿鱼鳞式由上至下一次摆开，压页粘贴在粘贴单上，装订时，现金、银行、转账凭证分别连同所附原始凭证一起装订，装订时应沿凭证装订线，按三边一线方式包边装订整齐、平整，每册厚度一般在4

 厘米左右。记账凭证较多的月份将现金、银行、转账凭证分别序号装订立卷，记账凭证不多的月份可按现金、银行、转账按顺序、序号合并装订立卷。

    (四)  装订后写好封面的记账凭证装入会计档案盒内，并对会计档案盒上的凭证名称、会计科目、凭证年月、起止编号、本期共几册第几册等内容填写齐全。

(五)  计算机打印账簿，其帐页内容要求与手工记账一致。各种账簿应在决算进度时间内打印完成，按科目归类整理，用同一账夹夹好，防止丢失。年度终了后，将日记账、明细账和总账装订成册。

    第七条  会计档案移交

    (一)  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门保管1年，期满后，交由学院档案管理人员统一管理。

(二)  根据学院档案管理办法，需移交的会计档案包括：记账凭证、账簿和财务报告。   

(三)  各岗位会计人员对已经装订成册的会计档案，应编制1式2份的移交清册，将会计档案移交给会计档案室管理，不得自行封包保存。收付款凭证应于次月5日内、转账凭证和工资单应于次月20日内移交；各岗位会计账簿、会计报告、光碟及软盘应于年度终了后2个月内移交。

    (四)  会计档案管理员验查点收后，对内容齐全、符合会计档案管理要求的，应在清册上签章，并退一份清册给移交人，未签收自行入档案室的会计档案丢失，移交人自负责任。移交人无移交清册，会计档案管理员不予受理。

    (五)  移交会计档案必须资料齐全、手续完备，符合凭证填制要求，账簿符合记账规则和要求等，凡未达到要求会计档案管理员有权拒收，因此造成的延误移交期，责任由移交人自负。符合要求的会计档案，会计档案管理员不得拒绝接收，必须在规定期限内验查点收资料室保管。

    (六)  会计人员应将需归档的会计凭证、账簿、财务报告等如期移交。会计档案管理   员编制会计账簿清册，及时催收，防止移交人漏交或丢失，但凡移交人少交、漏交造成丢失使其档案不完整，追究移交人责任。

    (七)  会计档案管理人员应于年度终了后的2个月内移交清册，把自存到期的会计档案移交给学院档案管理人员。学院档案管理员验收并在移交清册上签章，编制1式3份的会计档案，自留一联，退会计部门一联，存档一联。

第八条  会计档案保管期限

    会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管按照下表所列期限执行。

会计档案的保管期限表

第九条  会计档案的借阅

    (一)  会计人员借阅和复印资料室会汁档案，应办理登记手续。

    (二)  外单位人员借阅会计档案，须持单位介绍信和有关身份证明文件，除办理登记手续外，还必须经计财处处长批准。

   （三)  调阅会计档案，原则上不拿出档案室，不得外借，特殊情况，必须有借条并经计财处处长批准。

    第十条  会计档案的销毁

    (一)  移交给学院档案室的会计档案保管期满时，由学院档案管理员按学院档案管理办法规定进行销毁。

(二)  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得 销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案管理清册中列明。

    (三)  不需移交给学院档案室的会计档案保管期满时，由会计档案保管员编制销毁清册，按学院档案室管理办法规定的程序，经批准后按档案室规定的办法和手续销毁。

第三章  会计资料保密工作的规定

    第十一条  财务人员应遵守会计职业道德，严格遵守国家和学院的有关保密制度，切实保护好学院的机密。凡泄露机密，一经查出，追究有关当事人经济责任、行政责任，直至刑事责任。

    第十二条  会计报表、会计资料、电算数据、合同等会计信息，只能按国家法律规定保密报送或提供。超出范围报送的应事先提出申请，未经同意不得对外提供。

    第十三条  文件资料应按密级存放，妥善保管。

    第十四条  一式几份的会计档案资料除按规定留有一份存档外，其他未存档的会计资 料应按学院有关规定加以妥善保管，不得任意借阅、擅自销毁，防止丢失、泄密。

第十五条  各岗位会计人员只能在本岗位操作权限规定的范围内操作计算机和电算化 软件，不得超越权限操作、调阅、拷贝，盗取和泄露学院秘密。

第四章  附则

    第十六条  本办法由计财处负责解释。

    第十七条  本办法自印发之日起实施。